Pfeifer + SAP S/4HANA
Gleiche Prozesse für gleiche Sachverhalte. Um dies konzernweit sicherzustellen, transformiert Pfeifer die gesamte Organisation und führt SAP als Plattform ein, die jeden Geschäftsprozess darstellt bzw. abstrahiert. Ein wichtiger Schritt in der Digitalisierungs- und Wachstumsstrategie des Unternehmens, das damit einmal mehr die Vorreiterrolle in der Holzindustrie übernimmt.
Es war und ist ein gewaltiges Organisationsprojekt, das Pfeifer mit der Implementierung von SAP S/4HANA stemmt. Die Motive und Ziele dafür fallen quasi zusammen: Prozesse zu standardisieren, zu stabilisieren und transparenter zu machen. Es geht darum, die Sicherheit von Informationen und Prozessen zu erhöhen und das Risiko durch internes Know-how und ein großes Beraternetzwerk im Hintergrund zu minimieren. Aber auch darum, Wachstum zu unterstützen. Denn nur mit skalierbaren Systemen gelingt es, die auf Expansion ausgerichtete Unternehmensstrategie operativ umzusetzen. All dies macht die neue Plattform möglich. „Das SAP-System ist das Herz des Unternehmens“, bringt es Stefan Hammerl, Leiter IT-Applikationen bei Pfeifer, auf den Punkt.
Andreas Schierle
Leiter Organisation/Prozess-/Projektmanagement
„Die Vorteile von SAP wirken auf die gesamte Organisation.“
Schon 2016 hat Pfeifer entschieden, SAP einzuführen, zunächst für die Bereiche Finanzbuchhaltung und Controlling. 2017 wurden auch die gesamten Personalprozesse in SAP abgebildet. 2019 fiel der Entschluss, das alte ERP-System abzulösen. Kleinere Projekte im Technischen Einkauf bewiesen, dass die SAP Standardprozesse für Pfeifer funktionieren. So wurde im Sommer 2019 eine Machbarkeitsstudie gestartet. Sie sollte die Abbildbarkeit für alle logistischen Prozesse im gesamten Konzern erheben und neben den Kosten auch den Umfang definieren. „Pfeifer hat SAP dort etabliert, wo es konkret Sinn macht. Für den Zahlungsverkehr hatten wir z.B. bereits eine funktionierende Lösung, die unberührt blieb. Aber Auftragsanlage, Lagerwirtschaft, Transportwirtschaft, zum Teil sogar die Produktionsplanung haben wir in SAP abgebildet“, berichtet Hammerl. Vor dem Systemstart machte Pfeifer noch ein Upgrade des Projekts auf die aktuellste Lösung S/4HANA. Die Migration gelang dann mit relativ wenig Aufwand: „Unser Zugang war es, unsere Prozesse an die Standards von SAP anzupassen und nicht umgekehrt. Das sparte viel Geld, Zeit und Ressourcen und erwies sich als der richtige Weg.“
Im Rahmen der Machbarkeitsstudie wurde auch das optimale Wie der Einführung erörtert. Mit dem Ergebnis, dass die beiden Tiroler Standorte Imst und Kundl am 1. Januar 2021 live gingen, die tschechischen Standorte Anfang November 2021 und die deutschen Anfang Januar 2022. Der Rollout umfasste ausführliche Tests der Prozesse, um Fehler zu identifizieren, Nachtestungen und einen großen Abnahmetest. Abgewickelt wurde das Projekt mit einem agilen Projektansatz in Sprints, was sich gerade in Zeiten von Corona und den eingeschränkten Möglichkeiten physischer Treffen absolut bewährte. So wie die Beteiligung von externen und internen Spezialisten: Aus den jeweiligen Fachbereichen bei Pfeifer gab es für jeden Prozess einen Prozessverantwortlichen und mehrere Key User. Für die Projektorganisation zeichnete ein Projektleitungs-Trio bestehend aus Andreas Schierle (Leitung Organisation/Prozess-/Projektmanagement bei Pfeifer), Stefan Hammerl und einem externen Berater verantwortlich. Als Auftraggeber und Sponsor des Projekts fungierte Ewald Franzoi, CFO der Pfeifer Group.
Stefan Hammerl
Leitung IT Konzern
„Das SAP-System ist das Herz des Unternehmens. Wir können damit Prozesse schlanker gestalten, automatisieren und Fehlerpotenziale reduzieren.“
Die Vorteile von SAP wirken auf die gesamte Organisation. „Wir können damit Prozesse schlanker gestalten, automatisieren und Fehlerpotenziale reduzieren. Als Plattform und modernes System unterstützt SAP viele Schnittstellen-Technologien und ein großes Partner-/Berater-Ökosystem. So ist SAP beispielsweise die Voraussetzung für unseren B2B-Onlineshop mit Selfservice-Erlebnis und kann dort unsere MitarbeiterInnen wesentlich entlasten“, erklärt Hammerl. Neben dem SAP S/4HANA hat Pfeifer auch die Reporting-Plattform SAP BW/4HANA sowie die SAP Analytics Cloud mit eingeführt, um die anfallenden Informationen auswerten und Maßnahmen daraus ableiten zu können. Auch die Anbindung eines CRM wird bereits evaluiert.
Wie erwartet zeigten sich die größten Herausforderungen nicht in der Technologie, sondern in ihrer Akzeptanz bzw. Adoption. „Große Organisationen zu transformieren, ist nicht so einfach und braucht seine Zeit. Das Change Management ist zentral und wir wollen es in Zukunft weiter forcieren. Positiv hervorzuheben ist, dass einige bestehende MitarbeiterInnen eine tragende Rolle im Projekt und viel Verantwortung übernommen haben“, berichtet Hammerl. Mit der Einführung von SAP ändern sich natürlich gewisse Berufsprofile, so wird etwa der klassische Sachbearbeiter neue Aufgabenfelder erhalten. Überhaupt gewinnt die abteilungsübergreifende Arbeit an Bedeutung. Hammerl verweist auch hier auf die Vorteile: „SAP hilft mit unser Team zu qualifizieren, was aus Konzernsicht der richtige Weg ist. “ Aus Personalmarketing-Sicht wird Pfeifer mit SAP als modernen ERP-Standard auch für neue MitarbeiterInnen attraktiv. So wuchs allein die Abteilung IT Applikationen von 4 auf 12 extrem erfahrene MitarbeiterInnen. Und denen wird im innovationsfreudigen Unternehmen auch in den nächsten Jahren bestimmt nicht langweilig.
ist seit Juni 2018 Pfeifer beschäftigt. 2019 übernahm er als Leiter den Bereich der IT Applikationen, um mit einem 12-köpfigen Team die Digitalisierung bei Pfeifer voranzutreiben. Seit 1. Januar 2022 nimmt Hammerl die Leitung der IT-Abteilung wahr und ist in dieser Funktion für die Umsetzung und Weiterentwicklung der Informations- und Technologiestrategie verantwortlich.